Cuối năm là mùa cao điểm bán hàng, cũng là mùa sale chạy FBT lần đầu của khá nhiều Nhà Bán mới do Tiki mới chạy chương trình miễn phí xử lý đơn hàng FBT cho Nhà Bán mới. Tuy nhiên, việc nhập kho FBT thường khá khó khăn cho những người mới bắt đầu do chưa quen sử dụng mô hình này, cũng như chưa thông thuộc quy trình và thủ tục nhập kho của Tiki.

Vậy Nhà Bán sẽ cần làm gì khi muốn nhập kho Tiki? Dưới đây là một vài kinh nghiệm cá nhân mà người viết đã đúc kết được sau một khoảng thời gian trải nghiệm và có kết quả kinh doanh tương đối hiệu quả với mô hình này.

1. Về thủ tục nhập kho

Tạo lệnh nhập kho

Ở trạng thái bình thường thì 1 lệnh nhập kho sẽ phải tạo và nộp trước ít nhất 1 ngày, nếu bạn tạo trước 4 giờ chiều hôm trước thì ngày hôm sau có thể được nhập (vẫn có một vài trường hợp hết suất, đặc biệt là khi có campaign) nên để cho an toàn, tốt nhất là bạn tạo trước 2 ngày làm việc.

Thông thường ngày diễn ra campaign, kho sẽ đóng cổng nhập kho FBT, nếu bạn lỡ tạo phiếu thì cũng được yêu cầu hủy. Trường hợp này thì mình nên lưu ý trước, tránh trường hợp tạo phiếu và thuê người xong thì nhận được email báo không nhập được thì khá bất tiện.

Tại TPHCM có 2 kho SGN và SGN3, bạn nên kiểm tra kho nào cho nhập số lượng bao nhiêu để cân đối. Nếu bị giới hạn số lượng mà không nhờ nhân viên hỗ trợ ngành hàng (KAM) mở tồn kho được thì mình nên tạo 2 phiếu để nhập vào 2 kho thì sẽ được số lượng cao hơn.

Lưu ý:

• Nếu tạo phiếu nhập kho rồi mà vì một lý do nào đó bạn không thể nhập hàng được (hết hàng, sự cố vận chuyển…) thì cũng không sao cả.

• Phiếu tạo ngày nào chỉ được nhập trong ngày đó, nếu qua ngày thì phải tạo phiếu mới. Tuy nhiên phải đợi một vài ngày sau thì hệ thống mới set lại số lượng nhập cho bạn.

• Số lượng nhập có thể ít hơn số lượng yêu cầu trong phiếu nhập, kho sẽ căn cứ vào số lượng thực tế nhập để cho nhập. Nếu dư thì mang về, nếu thiếu thì có thể bổ sung nhưng chỉ bổ sung trong ngày.

Dán tem phụ

Nếu là hàng nhập khẩu hoặc hàng Việt Nam xuất khẩu trên bao bì chỉ có tiếng Anh thì bắt buộc Nhà Bán phải dán tem phụ. Nếu gấp quá, bạn có thể tự tạo tem phụ với các thông tin tối thiểu theo quy định ghi nhãn hàng hoá của pháp luật như: Tên sản phẩm, Xuất xứ, Số lô hàng, Ngày sản xuất, Hạn sử dụng…

Dán Mincode

Hiện tại, tất cả sản phẩm để được nhập kho Tiki sẽ đều cần phải dán mincode lên trên mỗi sản phẩm trước khi nhập kho. Có một số lưu ý như sau:

• Mincode bắt buộc phải được dán đè lên barcode nếu sản phẩm có barcode.

• Mincode dán trên mỗi đơn vị SKU, tức là nếu sản phẩm lẻ thì mỗi sản phẩm phải dán 1 mincode. Nếu là combo bạn nên quấn cố định các sản phẩm lại và dán mincode của combo bên ngoài.

• Nên dán mincode trên 1 mặt phẳng, tránh dán mincode trên nhiều mặt hoặc có độ cong, máy sẽ không quét được, bạn sẽ bị yêu cầu dán lại hoặc kho sẽ không đồng ý nhập hàng.

2. Yêu cầu về hàng hóa nhập kho

• Hàng hóa phải được dán đầy đủ mincode, tem phụ nếu có yêu cầu.

• Phân loại sẵn theo tháng sản xuất nếu hàng có nhiều lô trong 1 lần nhập.

• Nếu là hàng dễ bể vỡ/xì chảy phải được quấn kỹ nhiều lớp chống xì chảy thì kho Tiki mới nhận.

• Hạn sử dụng (Date) trên 60%. Chỉ cần 59.9% kho cũng sẽ từ chối nhận, cho dù date còn lại của sản phẩm của bạn có là 3 năm hay 5 năm thì cũng không được.

• Nếu 1 sản phẩm mà tạo thành 2 SKU thì khi nhập kho nên tạo 2 phiếu riêng biệt, nếu Nhà Bán tạo chung trên 1 phiếu nhập thì kinh nghiệm là kho sẽ chỉ nhập 1 SKU trong số đó.

💡Tips: Đối với một số hàng hóa dễ mở/khui mà thiếu seal niêm phong (ví dụ như khẩu trang y tế), bạn sẽ được kho yêu cầu dán Seal, trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng tem mincode làm Seal cũng hợp lệ.

3. Các bước nhập hàng

Trước nhập hàng

• Nhập kho SGN: Bạn nên đi sớm vì tại kho nhập sẽ phát số thứ tự căn cứ vào số thẻ xe của bạn. Nếu 8h30 bắt đầu làm việc, bạn nên đi sớm hơn một chút để giảm thời gian chờ đợi, vào ngồi ghế chờ và đợi đọc tên để nhận số thứ tự nhập kho.

• Nhập kho SGN3: Kho này khác với kho SGN ở chỗ không có liên kết với số thẻ xe để xác định ai đi trước, do đó bạn nên đi sớm để nộp phiếu và lấy số thứ tự. Ai nộp phiếu trước thì nhập trước. Kho SGN3 hiện chưa có ghế chờ, bạn nên chủ động đến sớm để được nhập kho trước, giảm thời gian chờ đợi.

• Nếu hàng nhiều hoặc nhập nguyên thùng/pallet thì xin nhập ở kho xe tải theo pallet, bạn đưa giấy cho điều phối, nếu được họ cho qua.

Sau nhập hàng

• Kiểm tra số lượng phiếu nhập kỹ trước khi ký bàn giao.

• Kiểm tra số lượng tồn FBT trên hệ thống và đối chiếu lại với phiếu nhập. Nếu hàng phòng chống dịch (khẩu trang, dung dịch rửa tay) thì thường sẽ lên ngay. Hàng khác thì mất nửa ngày hoặc nhiều hơn.

4. Quản lý hàng hoàn

Đối với hàng FBT giao không thành công sẽ được kho Tiki kiểm tra.

• Nếu sản phẩm vẫn còn nguyên vẹn, có thể bán tiếp: Tiki tự động nhập kho trở lại.

• Nếu sản phẩm bị hư hỏng: Tiki xác định mức độ bồi thường ⇒ Yêu cầu Nhà Bán rút hàng ⇒ Yêu cầu Nhà Bán xác nhận giao dịch bồi thường.

Thông thường các đơn hàng hư hỏng không nhập kho được sẽ có tỷ lệ bồi thường nhất định, các trường hợp thất lạc hoặc hư hỏng hoàn toàn có thể được bồi thường tối đa 100%.

Khi rút hàng xong, Tiki sẽ gửi cho bạn yêu cầu xác nhận giao dịch bồi thường như thế này. Nếu chấp nhận thì nhấn “Đồng ý”, nếu không chấp nhận thì nhấn “Thỏa thuận”.

💡 Tips:

• Nên xác nhận bồi thường ngay khi có email để đảm bảo có đủ thời gian khiếu nại.

• Nên kiểm kỹ hàng hoàn khi lên kho Tiki nhận hàng và làm biên bản đồng kiểm nếu mức độ hư hỏng là không chấp nhận được, biên bản đồng kiểm và hình ảnh tình trạng hàng hóa là căn cứ để thỏa thuận không chấp nhận mức độ bồi thường.

• Hư hỏng bao bì đã được mở rộng mức bồi thường tối đa 30% thay vì 5% như trước kia nên cách tốt nhất là có biên bản đồng kiểm từ kho.

5. Các lưu ý khác:

Đối với shop không sử dụng phần mềm, bạn nên tạo file Excel để theo dõi cụ thể để tự mình đánh giá khả năng thất thoát hàng hóa. Cụ thể:

• Đầu vào: SKU, ngày nhập, số lượng nhập,…

• Đầu ra: Sao kê hàng tuần + Giao dịch bồi thường + Tồn kho FBT.

Theo kinh nghiệm của người viết, trong suốt năm 2021, người viết thường xuyên đối chiếu ngẫu nhiên giữa số liệu do Nhà Bán tự ghi chép và số liệu của Tiki, đến thời điểm viết bài này thì không có dấu hiệu sai khác nào.

Hiện tại, gian hàng của người viết đang sử dụng mô hình FBT với tỷ lệ 90%, còn 10% là mô hình Dropship. Ưu điểm nổi trội của mô hình FBT là tiết kiệm tối đa thời gian và giảm được khâu Nhà Bán tự đóng gói. Ngoài ra, gian hàng của người viết là nhà phân phối cho nhiều nhãn hàng nên hiện tại có rất nhiều kho, cũng là một giải pháp dự phòng.

Tất nhiên, không có mô hình nào là tốt nhất mà chỉ có mô hình phù hợp nhất nên mọi người chỉ cần nhìn nhận nó dưới góc nhìn có phù hợp với mình hay không.

Hy vọng những chia sẻ của người viết sẽ giúp cho Anh chị Nhà Bán mới đỡ bỡ ngỡ hơn khi thử sức với mô hình lưu kho FBT của Tiki.

Bạn có thể tham khảo thêm các bài viết khác tại đây.