Thanh toán và Hoàn trả​​

Hướng dẫn xem sao kê, đối soát, thanh toán và quản lý giao dịch đổi trả (RMA)

Các thao tác về sao kê, đối soát và thanh toán là những phần cực kỳ quan trọng trong chuỗi các thao tác khi kinh doanh trên TMĐT. Việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả sẽ giúp Quý Nhà Bán kiểm soát tốt về nguồn lực tài chính, nhằm kinh doanh hiệu quả hơn.

Chu kỳ thanh toán 07 (bảy) ngày – thanh toán sau 07 (bảy) ngày kể từ ngày xuất sao kê

Chu kỳ sao kê được thực hiện 04 (bốn) lần một tháng như sau:

Chu kỳ thanh toán

Ngày xuất sao kê

Ngày thanh toán

Từ ngày 01 đến ngày 07 tháng giao dịch dương lịch

Ngày 08

Ngày 15

Từ ngày 08 đến ngày 14 tháng giao dịch dương lịch

Ngày 15

Ngày 22

Từ ngày 15 đến ngày 21 tháng giao dịch dương lịch

Ngày 22

Ngày 29

Từ ngày 22 đến ngày cuối cùng của tháng dương lịch

Ngày 01 của tháng dương lịch kế tiếp

Ngày 08

Hai bên sẽ tiến hành thanh toán theo quy định trong từng chu kỳ thanh toán cụ thể hoặc theo thời hạn thanh toán xác nhận trên sao kê. Nếu ngày thanh toán trùng vào ngày thứ bảy, chủ nhật hoặc các ngày nghỉ, lễ thì ngày thanh toán sẽ được dời lại vào ngày làm việc kế tiếp.

Lưu ý:

TH 1: Dư nợ sao kê phát sinh là số Âm (Nhà Bán cần thanh toán cho Tiki), Nhà Bán cần chuyển khoản  thanh toán lại cho Tiki đúng hạn:

  • Kì sao kê n có số dư nợ âm (-), Tiki sẽ gửi mail thông báo cho Nhà Bán để thông báo Nhà Bán thanh toán lại số tiền dư nợ âm (-) cho Tiki.

  • Loop mail: Thông báo dư nợ bạn cần thanh toán cho Tiki kỳ sao kê {{ statement_date }}

  • Nhà Bán cần thanh toán lại dư nợ âm (-) cho Tiki trước ngày thanh toán của kỳ sao kê n.

  • Sau khi Nhà Bán chuyển khoản, cuối kỳ, Tiki sẽ chuyển trạng thái Chờ thanh toán sang Đã thanh toán.

Ví dụ: Nhà Bán sau có số dự nợ sao kê kỳ 1/10/2020 là dư nợ âm (-) số tiền: (200,000)đ  Ngày 1/10/2020 Tiki gửi mail cho Nhà Bán yêu cầu thanh toán lại dư nợ âm (-), Nhà Bán cần thanh toán lại cho Tiki trước ngày 08/10/2020.

Sau khi Nhà Bán thanh toán lại cho Tiki, Tiki sẽ chuyển trạng thái Chờ thanh toán sang Đã thanh toán.

+ TH 2: Dư nợ sao kê phát sinh là số Âm (Nhà Bán cần thanh toán cho Tiki). Nếu Nhà Bán không chuyển khoản thanh toán lại cho Tiki đúng hạn:

TH kỳ sao kê n có số dư nợ âm (-) nhưng Nhà Bán chưa thanh toán cho Tiki đúng hạn >> Tiki sẽ tiến hành cấn trừ vào các kỳ sao kê tiếp theo n+1; …

Ví dụ:

Bước 1. Kiểm tra số dư công nợ

Nhà Bán vào mục Sao kê để kiểm tra Công nợ tổng hợp:

  • Các đơn hàng sắp được thanh toán, chi phí phát sinh hàng ngày, các khoản phí Tiki sẽ thu vào kỳ sao kê tiếp theo sẽ hiển thị ở trạng thái Chờ xác nhận.
  • Sao kê chưa được thanh toán sẽ ở trạng thái Chờ thanh toán và hiển thị số dư nợ sao kê.

  • Sao kê đã thanh toán được cập nhật Đã thanh toán, Số dư nợ sao kê hiển thị giá trị bằng 0.

Bước 2. Theo dõi giao dịch đã vào sao kê

Để theo dõi giao dịch đã vào sao kê:

Bước 1: Nhà Bán vào Mục Sao kê > Chọn Xem chi tiết hoặc Xuất sao kê để kiểm tra chi tiết các giao dịch đã vào sao kê.

Danh sách giao dịch đã vào sao kê gồm có:

  • Giao dịch bán hàng

  • RMA (Giao dịch đổi/ trả sản phẩm)

  • Giao dịch bù – trừ (Giao dịch điều chỉnh)

  • Phí phạt
  • Giao dịch bồi thường một phần

  • Hoa hồng liên kết

  • Phí Last-mile

  • Thuế nhà thầu 

  • Thuế nhập khẩu 

Bước 3. Đối soát giao dịch.

Sau khi tải chi tiết giao dịch, Nhà Bán kiểm tra Số lượng đơn hàng đã vào sao kê thanh toán, Giá bán/ Phí phải trả Tiki/ Lợi nhuận của Giao dịch bán hàng / RMA / Giao dịch điều chỉnh…

  • Bước 3.1: Nhà Bán kiểm tra Tỷ lệ (%) Tổng phí trả Tiki của các giao dịch bán hàng đã vào Sao kê. (Tương tự đối với các Giao dịch RMA, Giao dịch điều chỉnh).

  • Bước 3.2: Trường hợp hệ thống tính sai các loại phí so với quy định trên hợp đồng hoặc số lượng đơn hàng vào sao kê không đầy đủ Nhà Bán thông báo mã đơn hàng cho bộ phận Partner Support (PSC).

  • Bước 3.3: Tiki tiếp nhận thông tin, kiểm tra giao dịch và thực hiện bổ sung giao dịch điều chỉnh vào kỳ sao kê tiếp theo.

1. Hướng dẫn theo dõi RMA phát sinh

Để kiểm tra giao dịch RMA phát sinh, Nhà Bán theo dõi tại mục Đơn hàng >> RMA (Đơn hàng đổi trả).

2. Các trường hợp RMA

TH1: Khách hàng yêu cầu đổi sản phẩm khác

Khi đơn hàng 1 đã Complete/ Giao hàng thành công, sau đó khách hàng muốn đổi sản phẩm khác. Đơn hàng đó sẽ ghi nhận vào sao  kê như sau:

Bước 1. ĐH 1 Complete/ Giao hàng thành công: Ghi nhận doanh thu, chi phí, lợi nhuận vào Giao dịch bán hàng.

Bước 2. Trong thời hạn đổi/trả, Khách hàng có nhu cầu đổi sản phẩm khác, hệ thống tạo ĐH 2.

Bước 3. ĐH 2 complete/ Giao hàng thành công: Ghi nhận doanh thu, chi phí, lợi nhuận vào Giao dịch bán hàng.

Bước 4. Phát sinh Giao dịch điều chỉnh đảo: Giảm doanh thu, chi phí, lợi nhuận ở ĐH 2 vào  Giao dịch bù – trừ.

Bước 5. Thu phí xử lý và phí đền bù khách hàng (nếu lỗi NCC) >> Phát sinh đơn RMA.

TH2: Khách hàng yêu cầu trả sản phẩm

Bước 1. ĐH 1 phát sinh: Tăng doanh thu, chi phí, lợi nhuận vào Giao dịch bán hàng.

Bước 2. Khách hàng có nhu cầu trả sản phẩm.

Bước 3. Phát sinh đơn RMA: Thu lại giá trị hàng hóa, hoàn phí Tiki thu và thu phí đền bù khách hàng (nếu lỗi NCC).

TH3: Khách hàng đổi sản phẩm, sau đó tiếp tục trả sản phẩm

Bước 1. ĐH 1 phát sinh: Tính doanh thu, chi phí, lợi nhuận vào Giao dịch bán hàng.

Bước 2. Khách hàng có nhu cầu đổi sản phẩm.

Bước 3. Phát sinh ĐH 2: Tính doanh thu, chi phí, lợi nhuận vào Giao dịch bán hàng.

Bước 4. Phát sinh Giao dịch điều chỉnh đảo: Giảm doanh thu, chi phí, lợi nhuận ở ĐH 2 vào Giao dịch bù – trừ.

Bước 5. Thu phí xử lý và phí đền bù khách hàng (nếu lỗi NCC) >> Phát sinh đơn RMA.


Bước 6. Sau khi nhận được sản phẩm của ĐH 2, KH vẫn không hài lòng và yêu cầu trả sản phẩm.

Bước 7. ĐH 2 Phát sinh đơn RMA: Thu lại giá trị hàng hóa + hoàn phí Tiki thu và thu phí đền bù khách hàng (nếu lỗi NCC)

Như vậy, ở TH 3, NCC tăng doanh thu 2 lần ( ĐH 1 và ĐH 2 vào Giao dịch bán hàng) và giảm doanh thu 2 lần ĐH 2 vào Giao dịch bù-trừ và ĐH 2 vào RMA.

Ngoài ra: Nếu lỗi do NCC, Tiki thu thêm phí hoàn tiền và Phí đền bù cho Khách hàng.

Sau 5 ngày thanh toán của kỳ sao kê (không tính thứ 7 và chủ nhật), Tiki sẽ xuất hóa đơn dịch vụ cho Nhà Bán. Hóa đơn điện tử sẽ được cập nhật trên Seller Center tại mục Thanh toán >> Sao kê >> Xem chi tiết.

Hóa đơn xuất cho Nhà Bán sẽ được đính kèm tại sao kê chi tiết của từng kỳ sao kê.

  • Thông tin trên hóa đơn sẽ được xuất theo thông tin Nhà Bán cập nhật từ lúc đăng ký gian  hàng (Thông tin này quan trọng yêu cầu phải được cập nhật chính xác) hoặc khi có sự thay  đổi thông tin này thì Nhà Bán phải chủ động liên hệ sớm với Tiki để được hỗ trợ tránh trường hợp hóa đơn xuất theo thông tin cũ hoặc không chính xác.

  • Ngày hóa đơn: Ngày ra sao kê – 1.

Ví dụ: Hóa đơn của kỳ sao kê 22/9/2020 >> Ngày hóa đơn sẽ là ngày 21/9/2020.

Hóa đơn chi phí dịch vụ Tiki xuất cho Nhà Bán bao gồm 3 hóa đơn:

+ Hóa đơn: Chi phí dịch vụ theo hợp đồng …

  • Tổng tiền trên hóa đơn = Phí Tiki thu (giao dịch  bán hàng) + Phí xử lý của giao dịch RMA + Phạt

Ghi chú:

  • Phí xử lý của giao dịch RMA: Bao gồm phí đền bù cho khách hàng, phí hoàn tiền, ngoại trừ Tiki trợ giá không tính vào hóa đơn).

  • Phạt: Kể từ kỳ sao kê 15/6/2020 không nằm trong chi phí xuất hóa đơn cho Nhà Bán.

+ Hóa đơn: Phí hoàn và điều chỉnh giảm

Tổng tiền trên hóa đơn = Phí hoàn của giao dịch RMA + phí hoàn của giao dịch bù trừ.

Ghi chú:

– Phí hoàn của giao dịch RMA: Bao gồm phí chiết khấu, phí thanh toán (đối với các ĐH áp  dụng biểu phí mới). Các ĐH áp dụng biểu phí cũ  thì phí hoàn RMA bao gồm phí chiết khấu, phí  thanh toán, phí cố định.

+ Hóa đơn: Phí điều chỉnh tăng

Tổng tiền trên hóa đơn = Phí điều chỉnh tăng của giao dịch bù trừ.

Nội dung này có hữu ích với bạn không?

Đánh giá trung bình: 0 / 5. Số lượt đánh giá: 0

Nếu bạn thấy nội dung này hữu ích...

Hãy chia sẻ ngay với bạn bè nhé!

Ôi 🙁

Bạn có thể cho Tiki biết điểm nào khiến bạn chưa hài lòng được không?