Thanh toán và quản lý tài sản

Hướng dẫn lập hóa đơn khi bán hàng​

Lập hóa đơn là thủ tục theo quy định của pháp luật khi Nhà Bán kinh doanh hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ trên các sàn TMĐT). Nhà Bán có thể gặp phải các rủi ro về thuế nếu không lập hóa đơn kịp thời và chính xác. Đồng thời, trải nghiệm mua sắm của Khách Hàng cũng sẽ bị ảnh hưởng, thậm chí phát sinh tranh chấp nếu như Nhà Bán không lập hóa đơn theo quy định pháp luật. Vì vậy, Nhà Bán cần đặc biệt nắm rõ các quy định về lập hóa đơn, cũng như thao tác kiểm tra và cập nhật trạng thái xuất hóa đơn tại Seller Center.

1. Trách nhiệm xuất hóa đơn cho Khách Hàng

Nhà Bán có trách nhiệm tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn:

  • Nhà Bán đảm bảo các thông tin trên Hóa đơn là chính xác, bao gồm nhưng không giới hạn, thông tin sản phẩm đăng bán và thông tin Khách Hàng cung cấp trên Seller Center, trực tiếp gửi hóa đơn cho Khách Hàng theo thông tin Khách Hàng cung cấp trên Seller Center và chịu toàn bộ chi phí phát sinh liên quan.
  • Thời hạn xuất hóa đơn: Nhà Bán phải xuất hoá đơn theo quy định pháp luật hiện hành. Ngoài ra, Nhà Bán cần gửi hóa đơn đến Khách Hàng, cập nhật thông tin xuất hóa đơn vào mục “Số hóa đơn” và chuyển trạng thái đã xuất hóa đơn trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi đơn hàng giao thành công đồng thời hiển thị thông tin tại mục “Quản lý hóa đơn” trên Seller Center.

  • Trong Trường hợp Nhà Bán vi phạm quy định xuất hóa đơn tại mục 10.1.1, Chính sách 01 và/hoặc dẫn đến Khách Hàng khiếu nại, Nhà Bán có trách nhiệm phối hợp với Tiki để giải quyết khiếu nại. Trong mọi tình huống, kể cả khi không thể liên hệ với Nhà Bán hoặc Nhà Bán không hợp tác giải quyết khiếu nại, tùy theo thỏa thuận với Khách Hàng và mức độ nghiêm trọng của tình huống, Tiki được phép toàn quyền xử lý và áp dụng một hoặc nhiều biện pháp xử lý:

  • Chấm dứt kinh doanh với sản phẩm vi phạm của Nhà Bán hoặc với Nhà Bán.
    • Bồi thường 10% giá bán của đơn hàng.

    • Bồi thường 100% giá bán của đơn hàng cho Khách Hàng và yêu cầu hoàn hàng. Hàng hóa sẽ được chuyển trả về cho Nhà Bán theo quy trình trả hàng.

    • Bồi thường 100% giá bán của đơn hàng cho Khách Hàng và không yêu cầu hoàn hàng.

    • Bồi thường 100% giá bán của đơn hàng và Tiki có quyền chấm dứt việc cung cấp dịch vụ có hiệu lực ngay lập tức.

  • Việc bồi thường này sẽ được áp dụng cho cả hàng hóa mà Khách Hàng đã sử dụng. Chi phí phát sinh được cấn trừ vào doanh thu của Nhà Bán tại mục Số dư tài khoản trong phần Quản lý tài sản trên Seller Center.

  • Với Hộ kinh doanh không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn theo quy định của pháp luật, Nhà Bán cần đề nghị cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn để giao cho Khách Hàng.

  • Trường hợp hàng hóa áp dụng Mã giảm giá của Nhà Bán, Nhà Bán xuất hóa đơn theo giá bán đã áp dụng giảm giá theo quy định pháp luật hiện hành.

2. Trách nhiệm xuất hóa đơn cho Tiki

  • Nhà Bán có nghĩa vụ xuất hoá đơn theo quy định pháp luật hiện hành đối với tất cả hàng hóa được Tiki bồi thường 100%.

  • Thời hạn xuất hóa đơn: 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo chốt mức bồi thường từ Tiki.
  • Thông tin xuất hóa đơn theo từng trường hợp:

    • CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI TI KI
      • Địa chỉ: 52 Út Tịch, Phường 4, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam

      • Mã số thuế: 0312388363

    • CÔNG TY TNHH TI KI
      • Địa chỉ: Tòa Nhà Viettel, Số 285, Đường Cách Mạng Tháng Tám, Phường 12, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

      • Mã số thuế: 0309532909
  • Các trường hợp xuất hóa đơn trễ hoặc không xuất hóa đơn hoặc pháp nhân xuất hóa đơn không đúng với pháp nhân đã đăng ký hoặc xuất sai thông tin Tiki đề nghị sẽ bị Tiki từ chối thanh toán bồi thường.

Nhà Bán truy cập vào Seller Center > Chọn Thông tin Nhà Bán, Thông tin kho hàng, mô hình vận hành và liên lạc > Tại mục Tùy chọn xuất hóa đơn, tùy theo Nhà Bán thuộc loại hình nào sẽ được cài đặt xuất hóa đơn khi Khách Hàng có yêu cầu khác nhau:

1. Đối với Nhà Bán là Doanh nghiệp/Thương hiệu/Hộ Kinh doanh (là các công ty, tổ chức có đăng ký thuế GTGT), Nhà Bán cần lập hóa đơn cho tất cả các đơn hàng khi Khách Hàng yêu cầu lấy hóa đơn.

Tại mục Thông tin gian hàng, Nhà Bán được cài đặt Tùy chọn xuất hóa đơn cho tất cả đơn hàng.

2. Đối với Nhà Bán là Cá nhân kinh doanh thì có thể lựa chọn “Cài đặt xuất hóa đơn” hoặc “Cài đặt không xuất hóa đơn” trên Seller Center, căn cứ vào phương pháp kê khai thuế của Nhà Bán và hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý Nhà Bán.

Trên Seller Center, hệ thống mặc định tùy chọn Không hỗ trợ xuất hóa đơn đối với Nhà Bán là Cá nhân Kinh doanh.

Ngoài ra, nếu Nhà Bán là Cá nhân Kinh doanh nhưng thuộc trường hợp phải lập hóa đơn theo luật định, hoặc Nhà Bán vẫn quyết định lập hóa đơn cho tất cả đơn hàng, Nhà Bán có thể truy cập vào Seller Center > Chọn Thông tin Nhà Bán, Thông tin kho hàng, mô hình vận hành và liên lạc > Tại mục Xuất hóa đơn giá trị gia tăng/hóa đơn bán hàng, chọn Cho tất cả đơn hàng > Bấm Lưu thông tin.

Lưu ý: Nếu Nhà Bán không lập hóa đơn khi Khách Hàng của Tiki có yêu cầu, dẫn đến việc Tiki nhận khiếu nại từ  Khách Hàng, Tiki sẽ tiến hành các biện pháp xử lý theo thỏa thuận với Khách Hàng và mức độ nghiêm trọng của tình huống. 

Phí phạt: Phí phạt bồi thường 10% – 100% giá bán của đơn hàng tùy theo mức độ nghiêm trọng (Quy định tại mục 2.4 Chính sách 02 và mục 11 của Chính sách 01).

1. Hóa đơn hợp lệ

  • Nhà Bán cần căn cứ vào loại hình doanh nghiệp, loại hình kinh doanh và phương pháp kê khai thuế của mình để xác định có phải lập hóa đơn hay không và phải lập loại hóa đơn gì theo quy định pháp luật. 
  • Hóa đơn Nhà Bán lập cho Khách Hàng là Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng do Nhà Bán phát hành theo đúng quy định pháp luật và đã đăng ký với Cơ Quan Thuế; hoặc là Hóa đơn do Cơ Quan Thuế cấp cho Nhà Bán. 

  • Hình thức hóa đơn: Hóa đơn điện tử có mã của Cơ Quan Thuế (Nhà Bán chỉ lập hóa đơn không có mã của Cơ Quan Thuế khi được Cơ Quan Thuế chấp thuận).

2. Hóa đơn không hợp lệ

Hóa đơn không hợp lệ là hóa đơn do doanh nghiệp, cá nhân hoặc hộ kinh doanh tự phát hành hoặc mua bên ngoài, không đúng mẫu quy định và không đăng ký ở cơ quan thuế, không có giá trị về mặt pháp lý.

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Seller Center, chọn mục Đơn hàng.

Bước 2: Chọn mục Quản lý hóa đơn để xem danh sách đơn hàng Khách Hàng yêu cầu hóa đơn.

Lưu ý: Thời hạn cập nhật thông tin xuất hóa đơn: chậm nhất 05 ngày làm việc sau khi đơn hàng được giao thành công.

  • Nhà Bán phát hành và gửi hóa đơn cho Khách Hàng theo quy định pháp luật.
  • Sau khi đã lập hóa đơn, Nhà Bán cập nhật thông tin của hóa đơn trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày đơn hàng được giao thành công (trước Ngày tới hạn cập nhật thông tin hóa đơn lên Seller Center).

  • Sau Ngày tới hạn cập nhật thông tin hóa đơn lên Seller Center mà Nhà Bán chưa cập nhật trạng thái xuất hóa đơn sẽ bị tính là lập hóa đơn trễ.

Bước 1: Bấm chọn Đơn hàng > Quản lý hóa đơn.

Bước 2: Tại đơn hàng cần xuất hóa đơn, bấm Chi tiết để xem chi tiết sản phẩm/thông tin hóa đơn.

Bước 3: Tại cột Số hóa đơn, bấm vào biểu tượng bút chì > Nhập thông tin theo cú pháp: Số hóa đơn – Link tra cứu – Mã tra cứu. 

Ví dụ:  

  • Số hóa đơn: 000012
  • Link tra cứu: https://tracuuhoadon.tiki.com.vn/
  • Mã tra cứu: 8EA620DCEE

Nhà Bán nhập tại khung nội dung: 000012 – https://tracuuhoadon.tiki.com.vn/ – 8EA620DCEE. Sau đó, bấm dấu tích xanh (v) để xác nhận.

Bước 4: Chọn các sản phẩm vừa được điền thông tin, sau đó bấm Chuyển trạng thái đã xuất hóa đơn.

Lưu ý: Chỉ sau khi Nhà Bán thao tác Chuyển trạng thái đã xuất hóa đơn thì hệ thống mới ghi nhận việc xuất hóa đơn thành công.

  • Trường hợp Khách Hàng không còn nhu cầu lấy hóa đơn, Nhà Bán ghi chú “Khách hàng không còn nhu cầu lấy hóa đơn” vào mục “Số hóa đơn” và chuyển trạng thái đã Xuất hóa đơn.

  • Nếu có vấn đề liên quan đến việc xuất hóa đơn, Nhà Bán có thể trực tiếp liên hệ Khách Hàng theo thông tin Địa chỉ xuất hóa đơn.

  • Chi phí phát hành hóa đơn, gửi hóa đơn cho Khách Hàng (nếu có) do Nhà Bán chi trả.

  • Nhà Bán cần chủ động tuân thủ quy định pháp luật về lập hóa đơn đối với các đơn hàng mà Khách Hàng không có yêu cầu hóa đơn.

  • Nhà Bán nên liên hệ trực tiếp tới Chi Cục Thuế hoặc Cục Thuế quản lý Nhà Bán để được tư vấn chi tiết các quy định về hóa đơn và thuế. Tiki từ chối mọi trách nhiệm liên quan tới việc Nhà Bán không lập hóa đơn khi có Cơ Quan Thuế thanh, kiểm tra theo quy định.

1. Tôi có cần xuất hóa đơn cho tất cả đơn hàng trên Tiki không?

Nhà Bán cần xuất hóa đơn khi bán hàng theo quy định pháp luật về hóa đơn, bao gồm cả đơn hàng bán trên Tiki mà Khách Hàng không yêu cầu xuất hóa đơn.

2. Tôi có trách nhiệm phải xuất hóa đơn cho đơn hàng có giá trị thấp (dưới 200.000đ) không?

Pháp luật hiện hành không có quy định về ngưỡng giá trị phải xuất hóa đơn. Do đó, Nhà Bán cần xuất hóa đơn cho tất cả đơn hàng, bao gồm cả đơn hàng có giá trị dưới 200.000đ.

3. Tôi có phải xuất hóa đơn bao gồm cả phí vận chuyển cho Khách Hàng không?

Trường hợp Nhà Bán là bên có thu phí vận chuyển từ khách hàng (thuộc mô hình Nhà Bán tự vận hành – Seller Delivery) thì Nhà Bán cần xuất hóa đơn cho cả doanh thu vận chuyển theo quy định.

4. Thời hạn xuất hóa đơn cho Khách Hàng trong bao lâu?

Theo quy định pháp luật hiện hành, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. 

Ngoài ra, đối với Tiki, Nhà Bán cần gửi hóa đơn đến Khách Hàng, cập nhật thông tin xuất hóa đơn vào mục “Số hóa đơn” và chuyển trạng thái “Đã xuất hóa đơn” trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi đơn hàng giao thành công và hiển thị thông tin tại mục “Quản lý hóa đơn” trên Seller Center. Lưu ý: Thời hạn này thuộc quy định của Tiki và hoàn toàn độc lập với thời hạn cần xuất hóa đơn theo quy định của pháp luật.

5. Tôi có quyền từ chối yêu cầu xuất hóa đơn của Khách Hàng không?

Xuất hóa đơn khi bán hàng là quy định pháp luật hiện hành; không có quy định được từ chối yêu cầu xuất hóa đơn. Tại Tiki, nếu Nhà Bán từ chối xuất hóa đơn khi Khách Hàng yêu cầu, ngoài việc chịu trách nhiệm về tính pháp lý:

  • Nhà Bán có thể phải đền bù thiệt hại cho Khách Hàng tại Tiki.

  • Tiki cân nhắc ngưng hợp tác với sản phẩm/gian hàng vi phạm.

6. Nhà Bán cá nhân có cần phải xuất hóa đơn cho Khách Hàng không?

Trường hợp Nhà Bán là Cá nhân/Hộ kinh doanh, Nhà Bán liên hệ với Cơ quan thuế quản lý Nhà Bán để được hướng dẫn về việc có phải xuất hóa đơn hay không. Trường hợp Nhà Bán là Cá nhân/Hộ kinh doanh quyết định không xuất hóa đơn khi bán hàng qua Tiki, Nhà Bán cần cài đặt “Không hỗ trợ xuất hóa đơn” theo hướng dẫn tại mục II để không tiếp nhận yêu cầu hóa đơn từ Khách hàng. Việc cài đặt là do Nhà Bán chủ động và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.

Lưu ý: Các thông tin hướng dẫn tại đây chỉ mang tính chất tham khảo tại thời điểm ban hành tài liệu. Nội dung có thể thay đổi tùy theo sự thay đổi của pháp luật. Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định, Nhà Bán liên hệ với Cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn chi tiết tất cả vấn đề liên quan đến xuất hóa đơn của Nhà Bán (có phải xuất hóa đơn không, hình thức hóa đơn, cách thức xuất hóa đơn, v.v.).

Nội dung này có hữu ích với bạn không?

Đánh giá trung bình: 3.9 / 5. Số lượt đánh giá: 26

Nếu bạn thấy nội dung này hữu ích...

Hãy chia sẻ ngay với bạn bè nhé!

Ôi 🙁

Bạn có thể cho Tiki biết điểm nào khiến bạn chưa hài lòng được không?

Gửi hàng vào kho - Số về siêu to với mô hình FBT