Xử lý đơn hàng

[Mô hình SD] Hướng dẫn xử lý đơn hàng

Thao tác xử lý đơn hàng đúng và nhanh chóng sẽ giúp tăng hiệu quả kinh doanh, đồng thời hạn chế các sai phạm ảnh hướng đến các chỉ số vận hành của Nhà Bán.

1. Cài đặt và quản lý tồn kho

Nhà Bán có trách nhiệm đảm bảo lượng hàng hóa trong kho tương ứng với số lượng hàng hóa được cài đặt trên Seller Center.

2. Xác nhận và chuẩn bị hàng hóa

Nhà Bán có trách nhiệm xác nhận và chuẩn bị hàng hóa trong vòng 04 giờ làm việc (8h – 17h từ thứ Hai đến thứ Sáu, không tính thứ 7, Chủ nhật và ngày lễ). Đơn hàng sẽ tự động hủy trong trường hợp Nhà Bán không xác nhận đơn hàng khi quá 24 giờ (bao gồm thứ 7, Chủ nhật) tính từ hạn xác nhận đơn hàng của Nhà Bán.

Lưu ý: Trong trường hợp Nhà Bán có cài đặt ngày làm việc là thứ 7 thì ngày này cũng sẽ được tính vào hạn xác nhận/hủy đơn như bình thường.

Ngay sau khi Nhà Bán xác nhận đơn hàng, Tiki sẽ gửi thông tin đơn hàng qua email đăng ký của khách hàng.

  • Trường hợp địa điểm nhận hàng tại cửa hàng của Nhà Bán, Tiki thông báo và hướng dẫn địa chỉ nhận hàng cũng như cách thức nhận hàng cho khách hàng.
  • Trường hợp địa điểm nhận hàng là địa chỉ của khách hàng, Tiki thông báo cho khách hàng rằng đơn hàng đã sẵn sàng để giao.

3. Giao hàng cho khách hàng 

Nhà Bán giao hàng cho khách hàng theo thời gian quy định.

4. Xác nhận giao hàng

Sau khi giao hàng cho khách hàng, Nhà Bán phải xác nhận trạng thái giao hàng trên Seller Center đối với các trường hợp như sau:

  • Giao hàng thành công.

  • Giao hàng thất bại kèm lý do:

    • Hết hàng – hủy đơn hàng

    • Khách hàng không còn nhu cầu/Không liên lạc được – hủy đơn hàng

    • Hẹn giao lại

Với các lý do thuộc về khách hàng, Tiki sẽ liên lạc với khách hàng để xác nhận trước khi Nhà Bán tiếp tục xử lý đơn hàng.

Lưu ý: Đơn hàng sẽ tự động hủy trong trường hợp Nhà Bán không cập nhật trạng thái đơn hàng (giao hàng thành công/hủy): Khi quá 15 ngày (bao gồm thứ 7, Chủ nhật) tính từ hạn xác nhận đơn hàng của Nhà Bán. Trong trường hợp Nhà Bán có cài đặt ngày làm việc là thứ 7 thì ngày này cũng sẽ được tính vào hạn xác nhận/hủy đơn như bình thường.

Sau khi Nhà Bán cập nhật trạng thái, Tiki có trách nhiệm liên hệ xác nhận thông tin với khách hàng trong vòng 24h. Với trường hợp đơn hàng COD, Tiki sẽ liên lạc với khách hàng 03 lần, sau nỗ lực này, Tiki sẽ hoàn thành đơn hàng và được miễn trừ toàn bộ trách nhiệm đối với khách hàng và Nhà Bán trong trường hợp có khiếu nại.

5. Đối soát thanh toán giữa Tiki và Nhà Bán

  • Trả trước/trả góp: Tiki trả Nhà Bán

  • Trả sau: Nhà Bán trả Tiki. Nhà Bán cần thanh toán với Tiki qua tài khoản:

    • Tên tài khoản: CONG TY TNHH TI KI
    • STK: 908027723400021
    • Ngân hàng Thương mại cổ phần Nam Á – CN An Đông – PGD Chánh Hưng
    • Cú pháp: BOP_mã nhà cung cấp_sao kê ID

Lưu ý:

  • Hai bên cần hoàn thành nghĩa vụ thanh toán đúng kỳ hạn. Trường hợp thanh toán trễ, bên trễ thanh toán sẽ chịu mức lãi suất phạt trễ thanh toán là 7%/năm tính từ ngày đến hạn thanh toán.

  • Trường hợp có thể cấn trừ, Tiki sẽ cấn trừ trực tiếp trong doanh thu của Nhà Bán.

1. Xác nhận đơn hàng

Nhà Bán cần xác nhận tình trạng sản phẩm Còn hàng hoặc Hết hàng.

a. Xác nhận từng đơn  

Bước 1: Trên Seller Center, Nhà Bán truy cập Đơn hàng > Danh sách đơn hàng > Nhà Bán lọc các đơn hàng phát sinh tại mục Chờ xác nhận

Bước 2: Tại đơn hàng cần xác nhận, chọn Xem & XN đơn hàng. Chọn tình trạng hàng (Còn hàng/Hết hàng) cho các sản phẩm có trong đơn hàng. 

Bước 3: Chọn Kho lấy hàng và·bấm Xác nhận.

Hệ thống hiển thị thông báo, bấm để hoàn tất việc đơn hàng chuyển sang trạng thái Đang vận chuyển.

Lưu ý:

  • Nếu Nhà Bán gọi cho khách hàng và khách hàng báo hết nhu cầu nhưng Nhà Bán không xác nhận trên hệ thống, Tiki vẫn ghi nhận lỗi do Nhà Bán xác nhận không đúng cam kết.

  • Nhà Bán chỉ chọn Hết hàng trong trường hợp thật sự hết hàng để giao. Tiki sẽ hủy đơn hàng và ghi nhận lỗi Nhà Bán.
  • Áp dụng với trường hợp chưa xác nhận đơn hàng nhưng khách hàng báo hết nhu cầu (đơn hàng sẽ tự động hủy trong trường hợp này)

    • Bước 1: Nếu Nhà Bán có hàng, bấm Xác nhận có hàng

    • Bước 2: Chọn trạng thái giao hàng là Giao hàng thất bại

    • Bước 3: Chọn lý do giao hàng là Khách Hàng không còn nhu cầu

b. Xác nhận đơn hàng loạt

Bước 1: Đánh dấu vào các đơn hàng muốn xác nhận hàng loạt > Bấm Xác nhận hàng loạt.

Bước 2: Tại cột Hành động, chọn Còn hàng/Hết hàng với từng đơn hàng.

Bước 3: Chọn kho hàng và bấm Xác nhận những đơn hàng được chọn.

2. In biên nhận và tem đơn hàng

Bước 1: Tại tab Đang vận chuyển, Nhà Bán chọn đơn hàng cần in hoặc chọn hàng loạt đơn cùng lúc, sau đó bấm In phiếu. 

Bước 2: Tại phần In nhãn, bấm In phiếu.

Có 02 loại phiếu mà Nhà Bán cần in:

  • Tem đơn hàng dán bên ngoài kiện hàng.

  • Biên nhận (danh sách sản phẩm) đặt bên trong kiện hàng.

Lưu ý:

  • Phải có tem đơn hàng dán lên sản phẩm khi giao.

  • Nhà Bán cần dán nhãn vận chuyển ngoài thùng hàng và đính kèm biên nhận.

  • Đóng gói hàng hóa phải đạt chuẩn của Tiki. Tham khảo chi tiết tại đây

  • Hàng hóa phải đạt yêu cầu về ngoại quan & được đóng gói theo quy cách bảo vệ sản phẩm sau:

Niêm phòng các đường nối hoặc mép gấp bằng phương pháp dán băng keo theo dạng chữ H

Dán cảnh báo bên ngoài thùng hàng

3. Giao hàng và cập nhật trạng thái lên hệ thống

Nhà Bán giao hàng đến khách hàng và cập nhật trạng thái trước khi tới hạn.

Sau khi giao hàng thành công, Nhà Bán truy cập mục Đang vận chuyển > Chọn Xem & XN giao hàng.

Nhà Bán cần đảm bảo giao hàng trong thời gian cam kết và chọn trạng thái đơn hàng thích hợp:

  • Nếu giao thành công, chọn GH thành công
  • Nếu giao không thành công, chọn GH thất bại

Sau đó bấm Xác nhận trạng thái giao hàng đã chọn.

Nếu chọn trạng thái GH thất bại, Nhà Bán chọn lý do, nhập mô tả tại hộp thoại và bấm Hoàn tất.

Ví dụ:

  • Thời hạn giao hàng là ngày 10/11/2021.

  • Ngày 10/11/2021, Nhà Bán chưa thể giao hàng do chưa có hàng > Cập nhật giao hàng thất bại và ghi nhận lý do.

  • Ngày 11/11/2021, Nhà Bán giao hàng cho khách hàng nhưng không liên hệ được > Cập nhật giao thất bại và ghi nhận lý do Không liên lạc được với Khách Hàng.

  • Trường hợp Nhà Bán cập nhật sai trạng thái dẫn đến khiếu nại, mọi chi phí phát sinh (nếu có) sẽ được tính cho Nhà Bán.

4. Cập nhật trạng thái đơn hàng loạt

Tại mục Đang vận chuyển, Nhà Bán đánh dấu chọn hàng loạt đơn hàng và lựa chọn trạng thái đơn hàng phù hợp để tiến hành xác nhận trạng thái đơn hàng:

  • Xác nhận đã giao: Đơn hàng sẽ chuyển trạng thái Đã giao hàng thành công.

  • Hủy/Hẹn giao lại: Nhà Bán bổ sung Lý do và Mô tả khi chọn tình trạng Hủy/ Hẹn giao lại cho đơn hàng căn cứ vào ý nghĩa của các trạng thái như sau:

    • Hủy: Đơn hàng sẽ bị hủy vì lý do Khách hàng không còn nhu cầu/ không liên lạc được.

    • Hẹn giao lại: Nhà Bán cập nhật thời gian giao hàng sau khi đã xác nhận thời gian giao lại với Khách hàng. Đơn hàng khi đó sẽ ở trạng thái Đang vận chuyển để chờ giao và cập nhật trạng thái.

Đối với mô hình SD, Nhà Bán có thể chủ động cập nhật thời gian cam kết giao hàng, thời gian này sẽ được hiển thị với khách hàng dưới dạng thời gian giao hàng dự kiến, qua đó khách hàng có thể chủ động sắp xếp thời gian trước khi ra quyết định mua hàng. Nhà Bán thao tác như sau: 

Bước 1: Tại Seller Center, Nhà Bán chọn Thanh toán > Cấu trúc các loại phí > Phí vận chuyển > Cập nhật.

Bước 2: Tại cột Thời gian thực hiện (Ngày), nhập số ngày Nhà Bán có thể giao hàng cho khách hàng theo thông tin ở bảng sau và bấm Lưu.

Khu vực

Giá trị mặc định

Giá trị tối đa có thể nhập

Nội Vùng

2 ngày

5 ngày

Cùng Thành Phố

3 ngày

Hà Nội & Hồ Chí Minh

4 ngày

Chéo Vùng

5 ngày

Nội dung này có hữu ích với bạn không?

Đánh giá trung bình: 4.3 / 5. Số lượt đánh giá: 6

Nếu bạn thấy nội dung này hữu ích...

Hãy chia sẻ ngay với bạn bè nhé!

Ôi 🙁

Bạn có thể cho Tiki biết điểm nào khiến bạn chưa hài lòng được không?