Xử lý đơn hàng

[Mô hình Dropship] Hướng dẫn xác nhận và xử lý đơn hàng

Xử lý đơn hàng đúng quy trình sẽ giúp tăng hiệu quả kinh doanh, đồng thời hạn chế các sai phạm ảnh hưởng tiêu cực đến các chỉ số vận hành của Quý Nhà Bán. Đặc biệt, việc xử lý đơn hàng nhanh chóng còn mang lại rất nhiều lợi ích tích cực cho gian hàng trên Tiki.

Kho lấy hàng là địa chỉ để Tiki qua Nhà Bán lấy hàng khi có đơn. Khi Nhà Bán xác nhận đơn hàng, bắt buộc phải chọn kho lấy hàng. Nhà Bán có thể tạo nhiều kho lấy hàng ở nhiều nơi.

Để tạo kho lấy hàng, Nhà Bán thực hiện các thao tác sau đây:

Bước 1: Tại Seller Center, Nhà Bán chọn Thông tin Nhà Bán > Chi tiết > Thông tin kho hàng, mô hình vận hành và liên lạc.

Bước 2: Tại mục Kho lấy và trả hàng, bấm Tạo kho hàng mới.

Bước 3: Nhà Bán cần điền thông tin kho, chọn loại kho lấy hàng và người phụ trách kho. 

Sau đó bấm Tạo kho mới.  

Lưu ý: Để không bị hủy đơn hàng, Nhà Bán vui lòng chỉ tạo địa chỉ lấy hàng ở khu vực Tiki có hỗ trợ lấy hàng.

Tại trang chủ Seller Center, số lượng các đơn hàng Dropship sẽ hiển thị theo từng tab trạng thái tương ứng, giúp Nhà Bán dễ dàng theo dõi và quản lý.

Quy trình xử lý đơn hàng Dropship gồm 6 bước:

1. Tiếp nhận đơn hàng từ Khách hàng

Tại Seller Center, Nhà Bán chọn Đơn hàng > Danh sách đơn hàng > Tab Chờ xác nhận, Nhà Bán có thể lọc và tìm kiếm đơn hàng theo: Mã đơn hàng, Ngày đặt hàng, Đối tác lấy hàng, Bộ lọc khác và các tab theo trạng thái, thao tác này giúp Nhà Bán xử lý đơn hàng hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Tên bộ lọc

Ý nghĩa

Hiển thị đơn hàng

Ưu tiên hiển thị các đơn hàng Sắp/Đã quá hạn để Nhà Bán xử lý.

Quá hạn

Các đơn hàng Quá hạn xác nhậnSắp hủy.

→ Nhà Bán nhanh chóng xử lý đơn hàng để tránh đơn tự động hủy.

Sắp quá hạn

Các đơn hàng còn 2 tiếng đến hạn xử lý.

→ Nhà Bán nhanh chóng xử lý đơn hàng để đảm bảo vận hành

Các đơn hàng cần xác nhận trước 8:00 và 13:00

Hỗ trợ Nhà Bán xác nhận mức độ ưu tiên xử lý đơn để đảm bảo vận hành trong trường hợp đơn hàng quá tải, không đóng gói kịp.

→ Tiki khuyến khích Nhà Bán xử lý tất cả đơn hàng trong khả năng sớm nhất.

Chưa in phiếu

Các đơn hàng chưa in Nhãn vận chuyển.

Cần xuất hóa đơn

Các đơn hàng khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn.

Tiki khuyến khích Nhà Bán truy cập Seller Center vào các khung giờ 8h, 11h, 16h hàng ngày để kiểm tra và kịp thời xử lý đơn hàng với các mốc thời gian trên. Nhà Bán có thể tăng tần suất xử lý đơn hàng lên nếu có nguồn nhân sự đóng gói hàng hóa tốt hơn.

2. Kiểm tra đơn hàng và thao tác in Phiếu sản phẩm

Nhà Bán bấm Xem & XN đơn hàng để kiểm tra sản phẩm khách hàng đặt hàng.

Sau đó, bấm In phiếu danh sách sp để chuẩn bị hàng hóa cho khâu đóng gói.

3. Đóng gói hàng hóa

Dựa vào phiếu sản phẩm đã in, Nhà Bán đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn Tiki.

4. Nhà Bán xác nhận bàn giao trên hệ thống

Nhà Bán tuân thủ thời gian xử lý đơn để tránh đơn hàng bị hủy và hạn chế vi phạm vận hành. Hạn xác nhận đơn hàng và Hạn hủy đơn, cụ thể như sau:

Thời gian tạo đơn (N)

Thời gian bấm “Xác nhận sẵn sàng giao” đúng hạn

Hạn hủy đơn nếu 

Nhà Bán KHÔNG “Xác nhận 

sẵn sàng giao”

0:00 – 10:59

14:00 Ngày N

17:00 Ngày N+1

11:00 – 15:59

Trước 8:00 Ngày N+1

17:00 Ngày N+1

16:00 – 23:59

Trước 14:00 Ngày N+1

8:00 Ngày N+2

Lưu ý:

  • Quá hạn xác nhận nhưng chưa tới hạn hủy đơn, đơn hàng bị tính là xác nhận trễ.

  • Khi Nhà Bán bấm “Xác nhận sẵn sàng giao”, Tiki hiểu rằng: “Đơn hàng của bạn đã được đóng gói và đang chờ ĐTVC đến lấy”. Nếu Nhà Bán KHÔNG bấm “Xác nhận sẵn sàng giao”, đối tác vận chuyển sẽ KHÔNG thể quét mã vận đơn trên kiện hàng.
  • Nếu hạn xử lý/hạn hủy nằm trong ngày nghỉ/ngày lễ, sẽ được dời đến ngày làm việc tiếp theo.

Ví dụ: Nhà Bán làm việc từ Thứ 2 – Thứ 7, hạn xử lý đơn hàng như sau:

Thời gian đơn hàng phát sinh

Hạn xác nhận bàn giao

Hạn hủy đơn nếu không xác nhận

0:00 – 11:00 Thứ 7

Trước 14:00 Thứ 7

Trước 17:00 Thứ 2 tuần sau

11:00 – 15:59 Thứ 7

Trước 8:00 Thứ 2 tuần sau

Trước 17:00 Thứ 2 tuần sau

16:00 – 23:59 Thứ 7

Trước 14:00 Thứ 2 tuần sau

Trước 8:00 Thứ 3 tuần sau

0:00 – 11:00 Chủ nhật

Trước 14:00 Thứ 2 tuần sau

Trước 17:00 Thứ 3 tuần sau

11:00 – 15:59 Chủ nhật

Trước 14:00 Thứ 2 tuần sau

Trước 17:00 Thứ 3 tuần sau

16:00 – 23:59 Chủ nhật

Trước 14:00 Thứ 2 tuần sau

Trước 17:00 Thứ 3 tuần sau

4.1 Thời gian Tiki đến lấy hàng

Khi Nhà Bán bấm “Xác nhận sẵn sàng bàn giao”, hệ thống sẽ hiển thị thời gian Tiki dự kiến lấy hàng, cụ thể như sau:

Thời gian Nhà Bán bấm “Xác nhận sẵn sàng bàn giao”

Thời gian Tiki dự kiến lấy hàng

0:00 -7:59

8:00 – 12:00 ngày N

8:00 – 13:59

13:00 – 18:00 ngày N

14:00 – 23:59

8:00 – 12:00 ngày N+1

Lưu ý: Đơn hàng có trạng thái Chờ bàn giao cho vận chuyển sẽ tự động hủy trong các trường hợp sau:

Mốc thời gian

Tình huống

Trong vòng 48 giờ sau hạn xác nhận

Có 3 lần đối tác vận chuyển lấy hàng thất bại

Quá 48 giờ sau hạn xác nhận

Có ít nhất 1 lần đối tác vận chuyển lấy hàng thất bại

Ví dụ: 

  • Nhà Bán bấm “Xác nhận sẵn sàng bàn giao” lúc 9:00, Nhà Bán hoàn thành đóng gói và Tiki sẽ đến lấy trong khoảng thời gian từ 13:00 – 18:00 của ngày hôm đó.

  • Sau 13:00, khi Tiki đến lấy hàng nhưng Nhà Bán chưa đóng gói xong hoặc không có mặt tại nhà/kho hàng để bàn giao, đơn hàng sẽ bị tính vi phạm vận hành.

4.2 Xác nhận đơn hàng và in nhãn vận chuyển

a. Xác nhận từng đơn

Bước 1: Tại đơn hàng cần xác nhận, tại cột Thao tác, chọn Xem & XN đơn hàng.

Bước 2: Chọn tình trạng hàng (Còn hàng/Hết hàng) cho các sản phẩm có trong đơn hàng.

Bước 3: Kiểm tra Thời gian Tiki dự kiến lấy hàng.

Bước 4: Bấm Xác nhận sẵn sàng bàn giao.

Hệ thống hiển thị thông báo, bấmđể hoàn tất việc đơn hàng chuyển sang tab Đang xử lý. 

b. Xác nhận đơn hàng loạt

Bước 1: Đánh dấu vào các đơn hàng muốn xác nhận hàng loạt > Bấm Xác nhận hàng loạt.

Bước 2: Tại cột Hành động, chọn Còn hàng/Hết hàng với từng đơn hàng.

Bước 3: Kiểm tra Thời gian Tiki dự kiến lấy hàng.

Bước 4: Bấm Xác nhận sẵn sàng bàn giao cho những đơn hàng được chọn.

Lưu ý: Tại mỗi đơn hàng sẽ hiển thị:

  • Thời gian lấy hàng dự kiến của từng đơn hàng và sắp xếp theo mức độ cần thiết giúp Nhà Bán ưu tiên xác nhận đơn hàng nào để chuẩn bị trước.

  • Thông tin của đối tác vận chuyển (tên, số điện thoại) để Nhà Bán có thể liên hệ khi cần.

  • Thời gian của lần lấy hàng không thành công và quy tắc hủy trong mỗi đơn đặt hàng nhằm giúp Nhà Bán giao hàng đúng hẹn.

c. In nhãn vận chuyển

Bước 1: Tại tab Đang xử lý, Nhà Bán chọn đơn hàng cần in hoặc chọn hàng loạt đơn cùng lúc, sau đó bấm In phiếu.

Bước 2: Tại phần In nhãn vận chuyển, Nhà Bán chọn các loại Nhãn cần in (Nhãn vận chuyển, Phiếu danh sách sản phẩm) và Kích thước in. Nếu Nhà Bán muốn in 1 nhãn trên 1 tờ giấy, Nhà Bán chọn đúng kích thước in theo kích thước giấy mà mình đang dùng (A4, A5, A6).

Sau đó bấm In phiếu.

Bước 3: Tại phần thiết lập máy in (Print Settings), nếu muốn in nhiều nhãn trên 1 tờ giấy, Nhà Bán thao tác như sau: 

Trường hợp 1: In 2 hoặc 4 nhãn trên 1 tờ giấy A4

Trường hợp 2: In 2 nhãn trên 1 tờ giấy A5

  • In 2 nhãn trên 1 tờ giấy A4 → Chọn khổ giấy A5 và xoay giấy ngang (Landscape).
  • In 4 nhãn trên 1 tờ giấy A4 → Chọn khổ giấy A6 và xoay giấy dọc (Portrait).

Sau đó bấm In (Print).

Để in 2 nhãn trên 1 tờ giấy A5 →  Chọn khổ giấy A6 và xoay giấy ngang (Landscape).

 

Sau đó bấm In (Print).

Mẫu in nhãn vận chuyển và phiếu danh sách sản phẩm

Lưu ý:

  • Trong trường hợp xảy ra lỗi khi in nhãn vận chuyển, Nhà Bán vui lòng thử lại sau ít phút.
  • Sử dụng giấy in bám mực in, màu mực đen. 

  • Với nhãn vận chuyển được dán ngoài thùng hàng nên dùng máy in nhiệt để dễ dán. Với tờ thông tin sản phẩm để bên trong thùng hàng. Nhà Bán có thể in giấy thường để tiết kiệm chi phí.

  • Tiki khuyến khích Nhà Bán không chọn mục Headers và Footers và điều chỉnh lại tỷ lệ (%) phóng to/nhỏ (Scale) nếu cần để tránh bị tràn qua trang tiếp theo.

  • Nhà Bán nên điều chỉnh tỷ lệ Zoom của trình duyệt ở mức 100% để giảm thiểu các lỗi phát sinh.

Để tránh nhầm lẫn đơn hàng khi đóng gói, Tiki đã thể hiện 2 thông tin ở 2 loại tem khác nhau. Để tận dụng tối đa, Nhà Bán có thể thực hiện theo hướng dẫn sau:

  • Khi lấy hàng đóng gói, Nhà Bán in tờ thông tin sản phẩm để có thông tin tên sản phẩm + số lượng + giá cả giúp thuận tiện cho việc lấy hàng để đóng gói.

  • Tờ thông tin sản phẩm này nên được để bên trong thùng hàng để Khách hàng kiểm tra lại số lượng hàng hóa khi nhận.

  • Nhãn vận chuyển được dán ngoài thùng hàng để bàn giao.

  • Nhãn vận chuyển không có thông tin sản phẩm để bảo vệ quyền riêng tư của Khách hàng khi mua hàng hóa.

5. Nhà Bán bàn giao hàng hóa cho đối tác vận chuyển

  • Nhà Bán có thể theo dõi cột Thời gian lấy hàng dự kiến để đóng gói hàng trước thời gian lấy hàng dự kiến tại mục Đang xử lý

  • Đối tác vận chuyển sẽ đến lấy hàng đúng hoặc sau thời gian đã hẹn (nhưng vẫn đảm bảo đúng thời hạn để đơn hàng không bị hủy do quá hạn lấy hàng).
  • Trong khoảng thời gian lấy hàng, nếu đối tác vận chuyển có 01 lần lấy hàng thất bại, sau đó lấy hàng thành công > Nhà Bán bị tính lỗi giao hàng trễ.

  • Trong vòng 48h kể từ hạn xác nhận mà đối tác vận chuyển vẫn chưa lấy được hàng do lỗi của Nhà Bán và có ít nhất 01 lần lấy hàng thất bại > Đơn hàng tự động hủy

5.1. Các đối tác vận chuyển của Tiki: 

  • Các đối tác vận chuyển của Tiki hiện tại gồm có: TIKI Express Delivery (viết tắt: TED), Ninja Van (viết tắt: NJV), Best Inc. (viết tắt: BEST), Giao Hàng Nhanh (viết tắt: GHN), VNP, J&T Express, Ship60.
  • Nhà Bán lưu ý chỉ bàn giao hàng hóa cho nhân viên lấy hàng mặc đồng phục có in logo của đối tác vận chuyển và lấy hàng theo đúng danh sách đơn hàng hiển thị trên ứng dụng (App) của đúng đối tác vận chuyển ứng với đơn hàng.

5.2 Hướng dẫn xem đơn vị vận chuyển: 

Tại Danh sách đơn hàng, Nhà Bán có thể nhận biết được đơn vị vận chuyển lấy hàng ở cột Trạng thái.

Trên phiếu giao hàng, đơn vị vận chuyển được hiển thị tại mục Đối tác lấy hàng. Theo ví dụ là TED: Tiki đến lấy hàng.

5.3. Giới hạn kích thước và khối lượng hàng hóa:

  • Chiều dài 1 cạnh không vượt quá 150cm.

  • Tổng chiều dài 3 cạnh không vượt quá 300cm.

  • Trọng lượng không vượt quá 80kg.

6. Theo dõi đơn hàng giao đến khách hàng

Các đơn hàng đã nhập kho vận chuyển sẽ được chuyển sang trạng thái Đang vận chuyển.

Các đơn hàng giao thành công nằm trong mục Đã giao hàng.

Để theo dõi bằng chứng giao hàng được cung cấp bởi đối tác vận chuyển, Nhà Bán truy cập trang chi tiết đơn hàng, tại mục Thông tin vận chuyển > Bằng chứng giao hàng > Bấm Xem hình ảnh.

Lưu ý: Tính năng chỉ hỗ trợ đơn hàng thuộc một số đối tác vận chuyển nhất định.

Nhằm giúp Nhà Bán thuận tiện hơn trong quá trình xác nhận đơn hàng Dropship, Tiki đã chính thức ra mắt tính năng gửi thông báo đơn hàng cần xác nhận qua Zalo. Tiki sẽ tự động gửi tin nhắn thông báo các đơn hàng mới cần xác nhận (bao gồm đơn chưa tới hạn xác nhận và đơn đã quá hạn xác nhận nhưng chưa bị huỷ) đến số điện thoại Nhà Bán thông qua tài khoản Zalo OA – Tiki Kênh Thông Tin Nhà Bán vào 2 khung giờ cố định: 11h và 16h

Lưu ý: 

  • Thông báo đơn hàng mới sẽ được gửi đến số điện thoại theo thông tin người quản lý gian hàng (dựa theo mục Hồ sơ nhà bán > Thông tin gian hàng và quản lý tại Seller Center). Nếu Nhà Bán thay đổi thông tin người quản lý/số điện thoại, hệ thống sẽ căn cứ vào thông tin ngay tại thời điểm gửi tin nhắn.

  • Trong trường hợp hệ thống xử lý nhiều thông tin, quá trình gửi tin nhắn có thể chậm hơn đôi chút so với bình thường.

Khi nhận được thông báo, Nhà Bán bấm Truy cập và xử lý đơn hàng. Lúc này, Zalo sẽ điều hướng đến giao diện Seller Center trên trình duyệt di động (mobile web). Nhà Bán chỉ cần đăng nhập để thực hiện các bước tiếp theo. Xem thêm Hướng dẫn sử dụng Seller Center trên ứng dụng di động và trình duyệt di động.

1. Vì sao Nhà Bán cần xử lý đơn hàng đúng hạn? 

  • Khi Nhà Bán xử lý đơn hàng đúng hạn, Điểm chất lượng vận hành của Nhà Bán sẽ ở mức Xuất sắc và được ưu tiên hiển thị sản phẩm.

  • Ngoài ra, Nhà Bán còn có cơ hội đạt danh hiệu Gian hàng uy tín.

  • Nếu Nhà Bán xử lý đơn hàng trễ hạn, Điểm chất lượng vận hành của Nhà Bán sẽ ở mức Cần cải thiện, Báo động, Nguy cấp. Khi đó, các sản phẩm của Nhà Bán sẽ bị giảm hiển thị khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, điều này có thể làm giảm doanh thu.

2. Làm sao để theo dõi các đơn hàng Sắp quá hạn để ưu tiên xử lý?

Tại trang Danh sách đơn hàng, Tiki đã tạo các tab trạng thái Sắp quá hạnĐã quá hạn để Nhà Bán dễ dàng nhận biết và ưu tiên xử lý.

3. Nếu tôi đã đóng gói nhưng quên thao tác “Xác nhận sẵn sàng giao” thì sẽ như thế nào?

  • Thao tác bấm “Xác nhận sẵn sàng giao” rất quan trọng, đối tác vận chuyển sẽ không thể quét đơn hàng nếu Nhà Bán chưa thao tác trên hệ thống.
  • Ngoài ra, nếu Nhà Bán quên thao tác này, đơn hàng sẽ bị tính tỷ lệ Trễ xác nhận và bị trừ Điểm chất lượng vận hành.
  • Các trường hợp quên thao tác, Tiki sẽ không thể hỗ trợ loại đơn hàng ra khỏi danh sách vi phạm. 

  • Để không ảnh hưởng đến Điểm chất lượng vận hành, Nhà Bán nên xử lý đúng hạn các đơn hàng tiếp theo để được cộng điểm và không bị phạt lỗi vi phạm vận hành.

4. Nhà Bán cần làm gì nếu đối tác vận chuyển không đến lấy hàng nhưng ghi nhận đơn hàng lấy hàng thất bại?

Nhà Bán liên hệ trực tiếp Bộ phận Hỗ trợ đối tác của Tiki (PSC) qua tổng đài 1900.6034/Email: hotrodoitac@tiki.vn) để khiếu nại.

5. Nếu đơn hàng lấy hàng thất bại do tài xế không đủ chỗ để lấy/ điều kiện thời tiết/ tài xế gặp tai nạn,… thì Nhà Bán có bị tính trễ hạn cho đơn hàng không?

Các trường hợp lấy hàng thất bại từ phía Tiki, các đơn hàng sẽ không bị tính trễ hạn.

6. Tiki có đề xuất nào để xử lý đơn hàng đúng hạn?

Nhà Bán thực hiện đầy đủ các bước theo hướng dẫn tại mục II. Ngoài ra, để thuận tiện trong việc xử lý đơn hàng theo 3 mốc thời gian đơn hàng phát sinh: 0-11h, 11-16h, 16-24h, Tiki khuyến khích Nhà Bán truy cập Seller Center hàng ngày vào các khung giờ sau:

  • Nhiều đơn: 8:00, 11:00 và 16:00.

  • Trung bình/Ít đơn: 11:00 và 16:00/2 lần/ngày.

7. Nhà Bán có được khiếu nại nếu gặp các trường hợp bất khả kháng không?

Nếu Nhà Bán gặp các trường hợp bất khả kháng khiến việc xử lý đơn hàng không kịp tiến độ, Nhà Bán liên hệ trực tiếp Bộ phận Hỗ trợ đối tác của Tiki (PSC) qua tổng đài 1900.6034/Email: hotrodoitac@tiki.vn) để khiếu nại.

8. Giảm hiển thị là gì? Vì sao Nhà Bán cần quan tâm đến tỷ lệ hiển thị?

Tại Tiki, khi một sản phẩm có nhiều Nhà Bán cùng đăng bán, sản phẩm nào có lượt mua nhiều, chất lượng và dịch vụ được khách hàng đánh giá tốt, thời gian giao hàng nhanh sẽ được ưu tiên hiển thị ở các vị trí bắt mắt & nổi bật, giúp sản phẩm dễ dàng tiếp cận đến đối tượng khách hàng đang có nhu cầu. Ngược lại, các sản phẩm có hiệu suất hoạt động kém sẽ  bị giảm hiển thị và nằm ở các vị trí phía sau, hạn chế khả năng tiếp cận đến khách hàng và ảnh hưởng tới doanh thu. 

Nội dung này có hữu ích với bạn không?

Đánh giá trung bình: 4.3 / 5. Số lượt đánh giá: 44

Nếu bạn thấy nội dung này hữu ích...

Hãy chia sẻ ngay với bạn bè nhé!

Ôi 🙁

Bạn có thể cho Tiki biết điểm nào khiến bạn chưa hài lòng được không?