Xử lý đơn hàng

[Mô hình Dropship] Hướng dẫn xác nhận và xử lý đơn hàng

Thao tác xử lý đơn hàng đúng sẽ giúp tăng hiệu quả kinh doanh, đồng thời hạn chế các sai phạm ảnh hướng đến các chỉ số vận hành của Quý Nhà Bán. Việc xử lý đơn hàng nhanh chóng còn mang lại các lợi ích tích cực khi vận hành gian hàng trên Tiki.

Kho lấy hàng là địa chỉ để Tiki qua Nhà Bán lấy hàng khi có đơn. Khi Nhà Bán xác nhận đơn hàng, bắt buộc phải chọn kho lấy hàng. Nhà Bán có thể tạo nhiều kho lấy hàng ở nhiều nơi.

Để tạo kho lấy hàng, Nhà Bán thực hiện các thao tác sau đây:

Bước 1: Tại Seller Center, Nhà Bán chọn Thông tin Nhà Bán >> Thiết Lập Cửa Hàng và Thông Tin Liên Lạc >> Mô hình vận hành & Kho hàng.

Bước 2: Tại mục Thông tin kho hàng, chọn Thêm kho.

Nhà Bán điền thông tin kho và người phụ trách kho để Tiki hỗ trợ lấy/trả hàng.

Bước 3: Bấm Lưu thông tin.

Lưu ý: Để không bị hủy đơn hàng, Nhà Bán vui lòng chỉ tạo địa chỉ lấy hàng ở khu vực Tiki có hỗ trợ lấy hàng.

Tại Seller Center, Nhà Bán chọn Đơn hàng >> Danh sách đơn hàng >> Tab Chờ xác nhận. Nhà Bán có thể lọc và tìm kiếm đơn hàng theo: Mã đơn hàng, Thời gian lấy hàng, Đối tác lấy hàng, Bộ lọc khác và các tab theo trạng thái.

1. Chuẩn bị hàng hóa và xác nhận đơn hàng

  • Đơn hàng phát sinh từ 00h00-12h00 >> Nhà Bán xác nhận trước 00h00 ngày tiếp theo.

  • Đơn hàng phát sinh từ 12h00-23h59 >> Nhà Bán xác nhận trước 12h00 trưa ngày tiếp theo.

  • Quá hạn xác nhận nhưng chưa tới hạn hủy đơn, đơn hàng bị tính là xác nhận trễ.

  • Sau hạn xác nhận 24h, Nhà Bán không xác nhận, đơn hàng sẽ tự động hủy.

Lưu ý: Trong trường hợp Nhà Bán có cài đặt ngày làm việc là thứ 7 thì ngày này cũng sẽ được tính vào hạn xác nhận / hủy đơn như bình thường.

Ví dụ:

  • Nếu đơn hàng phát sinh lúc 9h00 thứ 5, Nhà Bán phải xác nhận đơn hàng trước 00h00 thứ 6.

  • Nếu đơn hàng phát sinh lúc 13h00 trưa thứ 6, Nhà Bán phải xác nhận đơn hàng trước 12h00 trưa thứ 7 (nếu Nhà Bán có chọn làm việc ngày thứ 7) hoặc trước 12h00 trưa thứ 2 của tuần kế tiếp (nếu Nhà Bán không chọn ngày làm việc vào thứ 7).

1.1 Thời gian lấy hàng:

Mỗi ngày có 2 khung thời gian lấy hàng: Buổi sáng (09:00 – 13:00) và buổi chiều (13:00 – 17:00). Nhà Bán có thể tùy chọn 1 trong 2 khung thời gian lấy hàng dự kiến. Cụ thể như sau:

Thời gian đối tác vận chuyển đến lấy hàng Các tùy chọn lấy hàng Ý nghĩa
Buổi sáng (09:00 – 13:00) mỗi ngày (từ thứ 2 đến thứ 7)
Sớm nhất có thể Đối tác vận chuyển sẽ đến lấy hàng sau 13:00 ngày hôm đó
Ngày làm việc kế tiếp – Sau 09:00 Đối tác vận chuyển sẽ đến lấy hàng sau 09:00 ngày làm việc kế tiếp
Buổi chiều (13:00 – 17:00) mỗi ngày (từ thứ 2 đến thứ 7)
Sớm nhất có thể Đối tác vận chuyển sẽ đến lấy hàng sau 09:00 ngày làm việc kế tiếp
Ngày làm việc kế tiếp – Sau 13:00 Đối tác vận chuyển sẽ đến lấy hàng sau 13:00 ngày làm việc kế tiếp

Ví dụ: Một đơn hàng được Nhà Bán xác nhận vào 11:00 thứ 2, Nhà Bán có 2 lựa chọn:

  • Sớm nhất có thể → Đối tác vận chuyển có thể lấy hàng ở bất cứ thời điểm nào sau 13:00 thứ 2.

  • Thứ 3 – Sau 09:00 → Đối tác vận chuyển có thể lấy hàng ở bất cứ thời điểm nào sau 09:00 thứ 3.

Lưu ý: Đơn hàng sẽ tự động hủy trong các trường hợp sau:

Mốc thời gian

Tình huống

Quá 24 giờ sau hạn xác nhận

Nhà Bán chưa xác nhận đơn hàng

Trong vòng 48 giờ sau hạn xác nhận

Có 3 lần đối tác vận chuyển lấy hàng thất bại

Quá 48 giờ sau hạn xác nhận

Có ít nhất 1 lần đối tác vận chuyển lấy hàng thất bại

1.2 Xác nhận đơn hàng

a. Xác nhận từng đơn

Bước 1: Tại đơn hàng cần xác nhận, chọn Xem & XN đơn hàng.

Bước 2: Chọn tình trạng hàng (Còn hàng/Hết hàng) cho các sản phẩm có trong đơn hàng.

Bước 3: Bấm Chọn thời gian lấy hàng phù hợp.

Bước 4: Bấm Xác nhận.

Hệ thống hiển thị thông báo, bấmđể hoàn tất việc đơn hàng chuyển sang trạng thái Đang xử lý.

b. Xác nhận đơn hàng loạt

Bước 1: Đánh dấu vào các đơn hàng muốn xác nhận hàng loạt >> Bấm Xác nhận hàng loạt.

Bước 2: Tại cột Hành động, chọn Còn hàng/Hết hàng với từng đơn hàng.

Bước 3: Bấm Chọn thời gian lấy hàng phù hợp.

Bước 4: Bấm Xác nhận những đơn hàng được chọn.

Lưu ý: Tại mỗi đơn hàng sẽ hiển thị:

  • Thời gian lấy hàng dự kiến của từng đơn hàng và sắp xếp theo mức độ cần thiết giúp Nhà Bán ưu tiên xác nhận đơn hàng nào để chuẩn bị trước.

  • Thông tin của đối tác vận chuyển (tên, số điện thoại) để Nhà Bán có thể liên hệ khi cần.

  • Thời gian của lần lấy hàng không thành công và quy tắc hủy trong mỗi đơn đặt hàng, để giúp Nhà Bán giao hàng đúng hẹn.

2. In danh sách sản phẩm và nhãn vận chuyển

Bước 1: Tại tab Đang xử lý, Nhà Bán chọn đơn hàng cần in hoặc chọn hàng loạt đơn cùng lúc, sau đó bấm In phiếu.

Bước 2: Tại phần In nhãn vận chuyển, Nhà Bán chọn các loại Nhãn cần in (Nhãn vận chuyển, Phiếu danh sách sản phẩm) và Kích thước in

Nếu Nhà Bán muốn in 1 nhãn trên 1 tờ giấy, Nhà Bán chọn đúng kích thước in theo kích thước giấy mà mình đang dùng (A4, A5, A6).

Sau đó bấm In phiếu.

Bước 3: Tại phần thiết lập máy in (Print Settings), nếu muốn in nhiều nhãn trên 1 tờ giấy, Nhà Bán thao tác như sau: 

Trường hợp 1: In 2 hoặc 4 nhãn trên 1 tờ giấy A4

  • In 2 nhãn trên 1 tờ giấy A4 → Chọn khổ giấy A5 và xoay giấy ngang (Landscape).

  • In 4 nhãn trên 1 tờ giấy A4 → Chọn khổ giấy A6 và xoay giấy dọc (Portrait).

Trường hợp 2: In 2 nhãn trên 1 tờ giấy A5

Để in 2 nhãn trên 1 tờ giấy A5 →  Chọn khổ giấy A6 và xoay giấy ngang (Landscape).

Sau đó bấm Print.

 

Mẫu tem in biên nhận và danh sách sản phẩm

Lưu ý:

  • Trong trường hợp xảy ra lỗi khi in nhãn vận chuyển, Nhà Bán vui lòng thử lại sau ít phút.
  • Sử dụng giấy in bám mực in, màu mực đen. 

  • Với nhãn vận chuyển được dán ngoài thùng hàng nên dùng máy in nhiệt để dễ dán. Với tờ thông tin sản phẩm để bên trong thùng hàng. Nhà Bán có thể in giấy thường để tiết kiệm chi phí.

  • Tiki khuyến khích Nhà Bán không chọn mục Headers và Footers và điều chỉnh lại tỷ lệ (%) phóng to/nhỏ (Scale) nếu cần để tránh bị tràn qua trang tiếp theo. 

  • Nhà Bán nên điều chỉnh tỷ lệ Zoom của trình duyệt ở mức 100% để giảm thiểu các lỗi phát sinh.

Để tránh nhầm lẫn đơn hàng khi đóng gói, Tiki đã thể hiện 2 thông tin ở 2 loại tem khác nhau. Để tận dụng tối đa, Nhà Bán có thể thực hiện theo hướng dẫn sau:

  • Khi lấy hàng đóng gói, Nhà Bán in tờ thông tin sản phẩm để có thông tin tên sản phẩm + số lượng + giá cả giúp thuận tiện cho việc lấy hàng để đóng gói.

  • Tờ thông tin sản phẩm này nên được để bên trong thùng hàng để Khách hàng kiểm tra lại số lượng hàng hóa khi nhận.

  • Nhãn vận chuyển được dán ngoài thùng hàng để bàn giao.

  • Nhãn vận chuyển không có thông tin sản phẩm để bảo vệ quyền riêng tư của Khách hàng khi mua hàng hóa.

3. Bàn giao hàng hóa cho Tiki

  • Nhà Bán có thể theo dõi cột Thời gian lấy hàng dự kiến để đóng gói hàng trước thời gian lấy hàng dự kiến tại mục Đang xử lý.

  • Nhà Bán cần bàn giao hàng hóa đúng với mốc thời gian lấy hàng mình đã chọn.

  • Đối tác vận chuyển sẽ tới lấy hàng đúng hoặc sau thời gian Nhà Bán đã hẹn (nhưng vẫn đảm bảo đúng thời hạn để đơn hàng không bị hủy do quá hạn lấy hàng).

  • Trong khoảng thời gian lấy hàng, nếu đối tác vận chuyển có 01 lần lấy hàng thất bại, sau đó lấy hàng thành công >> Nhà Bán bị tính lỗi giao hàng trễ.

  • Trong vòng 48h kể từ hạn xác nhận mà đối tác vận chuyển vẫn chưa lấy được hàng do lỗi của Nhà Bán và có ít nhất 01 lần lấy hàng thất bại >> Đơn hàng tự động hủy.

3.1 Các đối tác vận chuyển của Tiki:

  • Các đối tác vận chuyển của Tiki hiện tại gồm có: TIKI Express Delivery (viết tắt: TED), Ninja Van (viết tắt: NJV), Best Inc. (viết tắt: BEST), Giao Hàng Nhanh (viết tắt: GHN), VNP, J&T Express, Ship60.

  • Nhà Bán lưu ý chỉ bàn giao hàng hóa cho nhân viên lấy hàng mặc đồng phục có in logo của đối tác vận chuyển và lấy hàng theo đúng danh sách đơn hàng hiển thị trên ứng dụng (App) của đúng đối tác vận chuyển ứng với đơn hàng.

3.2 Hướng dẫn cách xem đơn vị vận chuyển:

Tại Danh sách đơn hàng, Nhà Bán có thể nhận biết được đơn vị vận chuyển lấy hàng ở cột Trạng thái.

Trên phiếu giao hàng, đơn vị vận chuyển được hiển thị tại mục Đối tác lấy hàng. Theo ví dụ là TED: Tiki đến lấy hàng.

3.3 Giới hạn kích thước và khối lượng hàng hóa:

  • Chiều dài 1 cạnh không vượt quá 150cm

  • Tổng chiều dài 3 cạnh không vượt quá 300cm

  • Trọng lượng không vượt quá 80kg

4. Theo dõi trạng thái đơn hàng

Các đơn hàng đã nhập kho vận chuyển sẽ được chuyển sang trạng thái Đang vận chuyển.

Các đơn hàng giao thành công nằm trong mục Đã giao hàng.

Để theo dõi bằng chứng giao hàng được cung cấp bởi đối tác vận chuyển, Nhà Bán truy cập trang chi tiết đơn hàng, tại mục Thông tin vận chuyển > Bằng chứng giao hàng > Bấm Xem hình ảnh.

Lưu ý: Tính năng chỉ hỗ trợ đơn hàng thuộc một số đối tác vận chuyển nhất định.

Nội dung này có hữu ích với bạn không?

Đánh giá trung bình: 3.8 / 5. Số lượt đánh giá: 17

Nếu bạn thấy nội dung này hữu ích...

Hãy chia sẻ ngay với bạn bè nhé!

Ôi 🙁

Bạn có thể cho Tiki biết điểm nào khiến bạn chưa hài lòng được không?